سياسة الخصوصية

البيانات التي نعالجها

قد تشمل البيانات معلومات المؤسسة، حسابات المستخدمين، بيانات الطلاب وأولياء الأمور، طلبات القبول، الحضور، الخطط، الاختبارات، التقارير، وملفات المرفقات التي ترفعها المؤسسة أو المستخدم.

أغراض الاستخدام

تستخدم البيانات لتشغيل الخدمة، إدارة الصلاحيات، متابعة القبول والحلقات، إصدار التقارير، تحسين الأداء، التواصل التشغيلي، والرد على طلبات الدعم والاستشارة.

الفصل بين المؤسسات

تصمم المنصة على فصل بيانات كل مؤسسة عن الأخرى، ولا تعرض بيانات مؤسسة لمؤسسة أخرى إلا وفق صلاحيات صريحة ومعتمدة.

المرفقات والسجلات

تخضع المرفقات وسجلات التدقيق والحركة لصلاحيات محددة، وتستخدم لإثبات الإجراءات ومراجعة القرارات التشغيلية.

بيانات تطبيق الجوال

يستخدم تطبيق ديوان الكُتَّاب الذكي (أندرويد وآبل) موقعك الجغرافي فقط أثناء استخدام التطبيق فعلياً، ولمرة واحدة عند تسجيل حضور المعلم عبر GPS للتحقق من وجوده داخل نطاق المؤسسة؛ لا يجري تتبّع الموقع في الخلفية ولا تخزينه بعد إتمام العملية. كما يستخدم التطبيق رمز إشعارات الدفع (Push Token) لإرسال تنبيهات تشغيلية فقط (غياب طالب، اعتماد طلب، رد إدارة المنصة على طلب دعم). لا تُشارَك بيانات الموقع أو رمز الإشعارات أو أي بيانات أخرى مع أي طرف ثالث لأغراض تسويقية أو إعلانية، ولا يحتوي التطبيق على إعلانات.

تنبيه: مسودة قيد المراجعة القانونية

هذه النسخة كاملة الهيكل وفق المادة ١٢ من نظام حماية البيانات الشخصية، لكن ثلاثة عناصر معلَّمة «(يُستكمَل)» — الاسم النظامي المسجَّل لجهة التحكم، والبيانات المباشرة لمنسوب حماية البيانات، والصيغة الرسمية المعتمدة لقناة الشكوى لدى الهيئة — بانتظار الاعتماد القانوني النهائي قبل اعتماد السياسة رسميًا وتفعيل بوابات الموافقة.

١. هوية جهة التحكم في البيانات

يشغّل المنصة ويحدّد أغراض المعالجة ووسائلها «ديوان الكُتَّاب الذكي». الاسم النظامي المسجَّل والعنوان الوطني ورقم السجل: (يُستكمَل). لأي استفسار يخص الخصوصية أو ممارسة حقوقك، تواصَل عبر قناة الخصوصية الرسمية للمنصة: (يُستكمَل: بريد رسمي).

٢. أغراض المعالجة والأساس النظامي لكل غرض

لا نعالج بياناتك إلا لغرض محدَّد وبأساس نظامي معلَن:

• تشغيل الحساب والمصادقة وإدارة الصلاحيات — الأساس: تنفيذ عقد الخدمة.
• دراسة طلب القبول (بيانات ولي الأمر والطالب، وقد تشمل ملاحظات صحية أو سلوكية حسّاسة) — الأساس: موافقتك الصريحة، ويمكن سحبها.
• إدارة الحلقات والتعيين، ورصد الحضور والغياب، وإصدار الخطط والاختبارات والتقارير التعليمية — الأساس: تنفيذ العقد.
• الملف الوظيفي للمعلم وتعيينه ورواتبه — الأساس: تنفيذ العقد.
• الحسابات البنكية للمؤسسة وسجلّات المدفوعات والعُهد — الأساس: التزام نظامي (محاسبي ورقابي).
• محفظة نُقاطي: الحسابات والبطاقات ورموز التحقّق وطلبات المتجر — الأساس: تنفيذ العقد.
• الإشعارات التشغيلية (رسائل نصية ودفع للجوال: غياب طالب، اعتماد طلب، رد الدعم) — الأساس: تنفيذ العقد.
• المراسلة التسويقية أو الترويجية — الأساس: موافقة منفصلة واختيارية، ولا تُفعَّل إلا بطلبك ويمكن سحبها من صفحة حسابك في أي وقت.
• طلبات الاستشارة والدعم المقدَّمة من الزوّار — الأساس: موافقتك بإرسال الطلب.
• سجلّات التدقيق وأحداث الأمن — الأساس: التزام نظامي والمصلحة المشروعة في أمن المعلومات والكشف عن إساءة الاستخدام.

٣. فئات البيانات التي نجمعها ومصادرها

قد تشمل المعالجة الفئات التالية: بيانات تعريفية (الاسم، رقم الهوية أو الإقامة)؛ بيانات تواصل (الهاتف، البريد، العنوان)؛ بيانات ديموغرافية (الجنس، الجنسية، تاريخ الميلاد)؛ بيانات موقع جغرافي (مرة واحدة عند تسجيل حضور المعلم عبر GPS داخل التطبيق فقط)؛ بيانات حسّاسة (ملاحظات صحية أو سلوكية ضمن طلب القبول)؛ بيانات سلوكية تعليمية (الأداء، الحضور، الخطط)؛ وبيانات مالية (الحسابات البنكية للمؤسسة، بيانات بطاقات المحفظة). مصادر البيانات: منك مباشرةً عند التسجيل وتقديم الطلبات؛ أو من المؤسسة التي تديرك؛ أو مولَّدة داخل المنصة أثناء الاستخدام (السجلّات والتقارير وسجلّ التدقيق).

٤. مدد الاحتفاظ بالبيانات

نحتفظ بكل فئة للمدة اللازمة لتحقيق غرضها فقط، ثم تُحذَف أو تُخفى هويتها آليًا. أمثلة على المدد: الجلسات ٣٠ يومًا من آخر نشاط · حزم تصدير بياناتك ٧ أيام · سجلّات أحداث الأمن سنة واحدة · سجلّات التدقيق ٣ سنوات · إثبات سحب الموافقة ٥ سنوات · السجلّات ذات الالتزام المالي أو الرقابي تُحفَظ للمدة النظامية المقرَّرة. راجع «ملحق: جدول مدد الاحتفاظ والإتلاف» أدناه للتفصيل الكامل بكل فئة.

ملحق: جدول مدد الاحتفاظ والإتلاف

مُولَّد آليًا من سجل التصنيف المركزي (config/privacy.php) عبر الأمر privacy:generate-policy-appendix. المدد قيم مبدئية تحتاج إقرارًا قانونيًا نهائيًا قبل تفعيل إنفاذ الاحتفاظ.

• بيانات تعريفية: يُحتفَظ بها حتى 5 سنوات، ثم تُخفى الهوية أو تُحذف.
• بيانات تواصل: يُحتفَظ بها حتى 5 سنوات، ثم تُخفى الهوية أو تُحذف؛ وما يرتبط منها بالتزام نظامي (مالي أو رقابي أو أمني) يُحفَظ للمدة النظامية المقرَّرة.
• بيانات ديموغرافية: يُحتفَظ بها حتى 5 سنوات، ثم تُخفى الهوية أو تُحذف.
• بيانات موقع جغرافي: يُحتفَظ بها حتى 2 سنوات، ثم تُخفى الهوية.
• بيانات حساسة (صحية): يُحتفَظ بها حتى 3 سنوات، ثم تُحذف.
• ملاحظات سلوكية: يُحتفَظ بها حتى 3 سنوات، ثم تُحذف.
• بيانات مالية: يُحتفَظ بها حتى 10 سنوات، ثم تُخفى الهوية أو تُحذف؛ وما يرتبط منها بالتزام نظامي (مالي أو رقابي أو أمني) يُحفَظ للمدة النظامية المقرَّرة.
• بيانات تقنية (عناوين IP): يُحتفَظ بها حتى سنة واحدة، ثم تُحذف؛ وما يرتبط منها بالتزام نظامي (مالي أو رقابي أو أمني) يُحفَظ للمدة النظامية المقرَّرة.

٥. حقوقك وكيف تمارسها

لك بصفتك صاحب البيانات الحق في: العلم بكيفية معالجة بياناتك، والوصول إليها، والحصول على نسخة منها بصيغة واضحة، وتصحيح غير الدقيق منها، وإتلافها، والاعتراض على المعالجة أو سحب موافقتك متى كانت المعالجة قائمة على الموافقة. لممارسة حقوقك: من صفحة «حسابي» (/account) يمكنك مباشرةً طلب نسخة من بياناتك عبر «تصدير بياناتي»، وتقديم «طلب تصحيح بياناتي»؛ ولطلبات الإتلاف أو الاعتراض أو سحب موافقة القبول، راسِل قناة الخصوصية الرسمية أو مدير مؤسستك. نستجيب خلال ٣٠ يومًا، وقد تُمدَّد بإشعار مسبَّب.

٦. الإفصاح للغير ونقل البيانات خارج المملكة

لا نبيع بياناتك ولا نستخدمها لإعلانات. قد نستعين بمعالِجين خارجيين بالحدّ اللازم لتشغيل الخدمة: استضافة التطبيق وقاعدة البيانات (قد تكون خوادمها خارج المملكة)، وتجميع سجلّات الأمن، وبوابة الدفع (داخل المملكة)، ومزوّد الرسائل النصية، وخدمات إشعارات الجوال، ورصد أعطال التطبيق. بعض هؤلاء يعالجون البيانات خارج المملكة، ويجري استكمال تقييم أثر النقل واتفاقيات المعالجة لكل مزوّد. قائمة المعالِجين المحدَّثة، وبلد المعالجة، والضمانة المطبَّقة، منشورة في صفحة «سجل المعالِجين الخارجيين» على المسار /privacy-policy/subprocessors.

٧. منسوب حماية البيانات

عُيِّن منسوب لحماية البيانات مسؤول عن متابعة الامتثال والرد على طلبات أصحاب البيانات. الاسم وبيانات التواصل المباشرة: (يُستكمَل). حتى استكمال ذلك، توجَّه استفسارات الخصوصية إلى قناة التواصل الرسمية للمنصة.

٨. تقديم شكوى للجهة المختصة

إذا رأيت أن معالجة بياناتك تخالف نظام حماية البيانات الشخصية، يحق لك — بعد الرجوع إلينا أو دونه — تقديم شكوى إلى الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي (SDAIA)، الجهة المشرفة على تطبيق النظام. الرابط أو القناة الرسمية المعتمدة لتقديم الشكوى: (يُستكمَل).

٩. معالجة بيانات القُصّر

معظم الطلاب قُصَّر. تُجمَع بيانات الطالب القاصر وتُعالَج عبر ولي أمره أو المؤسسة التي تديره، وتتطلّب موافقة ولي الأمر عند نقاط الجمع (التسجيل، طلب القبول). لا يُقبل تقديم طلب التحاق ذاتي من قاصر دون ولي أمر. ولولي الأمر ممارسة كل حقوق صاحب البيانات نيابةً عن القاصر عبر القنوات نفسها.

١١. الكوكيز والتخزين المحلي

نستخدم الكوكيز والتخزين المحلي في المتصفح لأغراض أساسية فقط: كوكي الجلسة والتحقق من الطلبات (CSRF) للإبقاء على تسجيل دخولك بأمان، وتفضيلات عرض تختارها بنفسك (وضع التقويم هجري/ميلادي، طيّ الشريط الجانبي، آخر تبويب مفتوح). لا نستخدم أي أدوات تحليلات أو قياس سلوك أو إعلانات من طرف ثالث (لا Google Analytics ولا Meta Pixel ولا ما يشابهها)، ولا نضع كوكيز تتبّع، فلا حاجة لطلب موافقتك على كوكيز غير أساسية. إن أضفنا مستقبلًا أي أداة قياس غير أساسية، فلن تُحمَّل قبل موافقتك الصريحة.